جلسہ سالانہ یوکے۲۰۲۶ء کے بعض انتظامی شعبہ جات کا تعارف

شعبہ ٹرانسپورٹ مسجد بیت الفتوح – خدمتِ خلق کا ایک مثالی نظام

جلسہ سالانہ برطانیہ کے انتظامات میں شعبہ ٹرانسپورٹ مسجد بیت الفتوح ایک نہایت اہم اور حساس شعبہ ہے، جو ہزاروں شاملین، مہمانوں، بزرگوں اور خواتین کی آمد و رفت کو آسان بنانے کے لیے دن رات خدمات انجام دیتا ہے۔ اس شعبہ کی نگرانی مکرم بشیر احمد طاہر صاحب گذشتہ چار سال سے کر رہے ہیں جبکہ نائب ناظم مکرم عاصم جمیل صاحب گذشتہ تین سال سے اس خدمت میں مصروف ہیں۔

جلسہ سالانہ کے موقع پر شعبہ ٹرانسپورٹ کی سرگرمیاں۱۶؍جولائی سے شروع ہو کر تقریباً۲؍اگست تک جاری رہتی ہیں۔ ایئرپورٹس اور مسجدمبارک کے لیے چھ شٹل سروسز فراہم کی جاتی ہیں تاکہ مہمانوں اور شاملین کو سہولت حاصل ہو۔ دورانِ جلسہ اور جلسہ سے قبل و بعد ٹرانسپورٹ کے وسیع انتظامات کیے جاتے ہیں۔ مسجد بیت الفتوح میں رہائش پذیر مہمانوں کومسجد مبارک اسلام آباد میں حضور انور ایدہ اللہ تعالیٰ بنصرہ العزیز کی امامت میں پانچوں وقت نماز کی ادائیگی کی سعادت حاصل کرنے کے ليے روزانہ وہاں پہنچایا جاتااور واپس لایا جاتا ہے۔

اس سال شعبہ ٹرانسپورٹ کی جانب سے ایک نئی گیسٹ ایپ متعارف کروائی گئی ہے جس کے ذریعے مہمان اپنی ٹرانسپورٹ قبل از وقت بُک کر سکتے ہیں۔ اس جدید نظام کے ذریعے گھر سے سفر کی منصوبہ بندی، بُکنگ اور اپنی نشست مخصوص کرنے کی سہولت موجود ہے جس سے انتظامات مزید منظّم اور مؤثر ہو گئے ہیں۔ اس شعبہ کے ذریعہ ہر سال تقریباً تین تا چار ہزار انکوائریز موصول ہوتی ہیں جبکہ تقریباًدو ہزار مہمانان کو عملی طور پر ٹرانسپورٹ کی سہولیات فراہم کی جاتی ہیں۔ بزرگ، عمر رسیدہ افراد، خواتین اوربچوں کوسفری سہولت کے ليے ترجیح دی جاتی ہےتاکہ اُنہیں مسجد بیت الفتوح سے حدیقۃ المہدی یا مسجد مبارک اسلام آباد سفر کے ليے کسی قسم کی دُشواری کا سامنا نہ کرنا پڑے۔

اس شعبہ میں مجموعی طور پر ۳۵؍رضاکاران خدمات انجام دیتے ہیں جن میں۲۵؍ڈرائیورز جبکہ باقی دیگر انتظامی امور سنبھالنے والے کارکن شامل ہیں۔ اس شعبہ کے تحت تین شِفٹس میں کام کیا جاتا ہے۔ پہلی شفٹ صبح ڈھائی بجے، دوسری شفٹ صبح نو بجے اور تیسری شفٹ شام چار بجے شروع ہوجاتی ہے۔ ہر شفٹ میں۱۵؍کارکن ذمہ داریاں ادا کرتے ہیں۔ ٹرانسپورٹ کے لیے مختلف اقسام کی گاڑیاں استعمال کی جاتی ہیں۔ اس کے علاوہ بعض احباب اپنی ذاتی گاڑیاں بھی رضاکارانہ طور پر اس خدمت کے لیے پیش کرتے ہیں۔ تمام گاڑیوں اور ڈیوٹیوں کا مکمل ریکارڈ ایک ایپ کے ذریعہ مرتب رکھا جاتا ہے۔ یہ کارکنان بغیر کسی تھکن کے خوش دلی، محبت اور اخلاص کے ساتھ اپنی ذمہ داریاں نبھاتے ہیں۔ ان کا مقصد صرف ٹرانسپورٹ فراہم کرنا نہیں بلکہ مہمانوں کے ساتھ حسنِ اخلاق، محبت اور خلوص کے ساتھ پیش آنا بھی ہے۔

مکرم ناظم صاحب شعبہ کہتے ہیں کہ شعبہ ٹرانسپورٹ کا خاص اصول یہ ہے کہ جس مہمان کے ساتھ جو وعدہ کیا جاتا ہے اُسے ہر صورت پورا کیا جاتا ہے اور یہ تمام انتظامات محض اللہ تعالیٰ کی خاص برکت اور فضل کے باعث ممکن ہوتا ہے۔ مکرم ناظم صاحب تمام مہمانانِ جلسہ سے دعا کی درخواست کرتے ہیں کہ اللہ تعالیٰ شعبہ ٹرانسپورٹ کے تمام کارکنان کو اخلاص، محبت اور خدمت کے جذبے کے ساتھ کام کرنے کی مزید توفیق عطا فرمائے، اس شعبہ کو دن دوگنی رات چوگنی ترقی عطا کرے اور تمام خدمات کو اپنی رضا کا ذریعہ بنائے۔ آمین۔

شعبہ اوورسیز مہمانان کے داخلہ (AIMS)کارڈز

جلسہ سالانہ برطانیہ کے انتظامات میں شعبہ داخلہ پاسز ایک نہایت اہم شعبہ ہے، جس کی ذمہ داری شاملینِ جلسہ کی شناخت، تصدیق اور ان کو بروقت داخلہ کی سہولت فراہم کرنا ہے۔ یہ شعبہ جدید ٹیکنالوجی کے استعمال کے ذریعے ہزاروں افراد کے داخلہ کےنظام کو نہایت منظّم انداز میں چلاتا ہے۔ مکرم عابد خواجہ صاحب گذشتہ دس سال سے اس شعبہ کے ناظم کی حیثیت سے خدمات انجام دے رہے ہیں۔ جلسہ سالانہ کے انتظامات کے سلسلہ میں اس شعبہ کی سرگرمیاں جلسہ سے تقریباً دو ہفتے قبل شروع ہو جاتی ہیں اور جلسہ کے اختتام تک جاری رہتی ہیں۔

جلسہ سے دو ہفتے قبل سے لے کر اختتامِ جلسہ تک تمام مہمانان کو داخلہ پاسز کی سہولت فراہم کی جاتی ہے جبکہ جلسہ کے تینوں ایام میں یہ شعبہ چوبیس گھنٹے خدمات انجام دیتا ہے۔ ہر سال اوسطاً بیس ہزار کارڈز جاری کیے جاتے ہیں۔ رَش کے اوقات میں بھی کارکنان کی مناسب تعداد موجود رہتی ہے تاکہ شاملین کو انتظار یا کسی دشواری کا سامنا نہ کرنا پڑے۔ ایک کارڈ کی تیاری اور پرنٹنگ میں صرف تین سے چار سیکنڈ کا وقت لگتا ہے۔ جلسہ گاہ میں مردوں اور خواتین کے لیے آٹھ آٹھ کاؤنٹرز قائم کیے جاتے ہیں۔

اس سال داخلہ پاسز کے نظام میں مزید بہتری لانے کے لیے جدید طریقہ کار اختیار کیا گیا ہے۔ سولہ ممالک سے احبابِ جماعت کا ریکارڈ پہلے ہی حاصل کر لیا جاتا ہے۔ جن احباب کے پاس مقامی AIMS کارڈ موجود ہوتا ہے وہ براہ راست حدیقۃ المہدی تشریف لے جا سکتے ہیں۔ جبکہ نئے کارڈ کے اجرا کے لیے ملکی دعوت نامے اور موجود فہرست کے مطابق پاسپورٹ یا شناختی معلومات کے ذریعے تصدیق کی جاتی ہے۔ اگر کسی مہمان کے پاس ملکی دعوت نامہ یا AIMS کارڈ موجود نہ ہو تو موقع پر ہی تقریباً نصف گھنٹے کے اندر ضروری تصدیق مکمل کرکے کارڈ جاری کر دیا جاتا ہے۔

جلسہ سے تقریباً چار ماہ قبل AIMS کارڈز کے ڈیزائن، متوقع تعداد، ڈیٹا اور دیگر انتظامات کی تیاری شروع کر دی جاتی ہے۔ امسال جلسہ گاہ میں QR کوڈ کے ذریعے کارڈز کی تصدیق اور ممبرانِ جماعت احمدیہ یوکے کے لیے AIMS کارڈ کو TAP کرکے جلسہ گاہ میں داخل ہونے کی سہولت کا نظام بھی آزمائشی طور پر استعمال کیا گیا۔

اس شعبہ کے تحت تین ٹیمیں خدمات انجام دیتی ہیں، جن میں مرد کارکنان کے ساتھ لجنہ اماء اللہ کی ٹیم بھی شامل ہے۔ مجموعی طور پر ۶۲؍مرد اور ۴۵؍لجنہ کارکنات اس اہم خدمت میں حصہ لیتے ہیں۔ اس شعبہ کے تحت چار شفٹس میں کام کیا جاتا ہے، جن میں ہر شفٹ تقریباً چھ گھنٹے پر مشتمل ہوتی ہے۔ ایک شفٹ میں آٹھ سے دس مرد کارکن جبکہ لجنہ کی جانب سے تقریباً گیارہ سے بارہ کارکنات اپنی ذمہ داریاں ادا کرتی ہیں۔ شعبہ کے کارکنان روزانہ بریفنگ حاصل کرتے ہیں تاکہ تمام امور بہتر انداز میں سر انجام دیے جا سکیں۔ ان کا بنیادی اصول یہ ہے کہ ہر آنے والے شخص کے ساتھ محبت، خوش اخلاقی اور تعاون کا معاملہ کیا جائے اور کوئی بھی شخص ناراض ہو کر واپس نہ جائے۔ کارکنان حتی المقدور ہر ممکن مدد کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ اس شعبہ کے کارکنان تمام مہمانانِ جلسہ کے لیے محبت اور خلوص کے ساتھ خدمت کے لیے تیار رہتے ہیں۔ وہ تمام شاملین سے دعا کی درخواست کرتے ہیں اور شعبہ کو مزید بہتر بنانے کے لیے تجاویز کا خیر مقدم کرتے ہیں۔ یہ شعبہ جدید نظام، منظّم منصوبہ بندی اور رضاکارانہ خدمت کے جذبے کے ساتھ جلسہ سالانہ برطانیہ کے کامیاب انعقاد میں ایک اہم کردار ادا کر رہا ہے۔

شعبہ موبائل کمیونیکیشن

جلسہ سالانہ برطانیہ کے وسیع انتظامات میں شعبہ موبائل کمیونیکیشن ایک نہایت اہم اور کلیدی شعبہ ہے جو جلسہ گاہ کے مختلف شعبہ جات، دفاتر اور مہمانانِ کرام کو موبائل کمیونیکیشن اور انٹرنیٹ (وائی فائی) کی سہولیات مہیا کرنے کی ذمہ داری انجام دیتا ہے۔ مکرم محمود احمد صاحب گذشتہ دو برس سے بطور ناظم اس شعبہ کی نگرانی کر رہے ہیں۔ انہوں نے بتایا کہ یہ شعبہ نہ صرف جلسہ سالانہ کے دوران بلکہ سال بھر جماعت کے مختلف شعبہ جات کو بھی تکنیکی معاونت اور مشاورت فراہم کرتا رہتا ہے۔

انہوں نے بتایا کہ امسال رضاکاروں کی تعداد اور ان کی تربیت دونوں میں نمایاں اضافہ ہوا ہے۔ اس وقت شعبہ میں مردانہ ٹیم کے ۴۵؍ اور لجنہ اماء اللہ کی ۴؍ رضاکارات سمیت مجموعی طور پر ۴۹؍ رضاکاران خدمات انجام دے رہے ہیں۔ لجنہ کی ٹیم پہلی مرتبہ امسال تشکیل دی گئی ہے۔حدیقۃ المہدی میں ۱۸؍ جولائی سے ۲۷؍ جولائی تک یہ شعبہ چوبیس گھنٹے فعال رہتا ہے اور خدمات تین شفٹوں میں انجام دی جاتی ہیں جبکہ ہر شفٹ میں کم از کم چار تربیت یافتہ کارکنان موجود ہوتے ہیں۔

رضاکاران کی فنی تربیت کے حوالے سے ماہ اپریل سے مسجد بیت الفتوح میں ہر ہفتہ وار تعطیل پر تین گھنٹے کے باقاعدہ تربیتی سیشنز منعقد کیے جاتے رہے۔ اسی طرح ماہ مئی میں تمام نیٹ ورک، آلات اور سائٹ کی ضروریات کے مطابق مکمل ٹیسٹنگ کر لی گئی تھی جبکہ گذشتہ سال دسمبر ہی سے نیٹ ورکنگ، کیبلنگ اور انفراسٹرکچر کی منصوبہ بندی اور ڈیزائننگ کا آغاز کر دیا گیا تھا۔

حدیقۃ المہدی میں نیٹ ورک انفراسٹرکچر کی تنصیب کے حوالے سے ناظم صاحب نے بتایا کہ مختلف کمپنیوں سے کوٹیشنز حاصل کیے گئے تھے، تاہم اخراجات زیادہ ہونے کے باعث شعبہ نے اپنی فنی مہارت سے یہ پورا منصوبہ خود مکمل کیا۔ چنانچہ مکمل نیٹ ورک انفراسٹرکچر تیار کرکے نصب کیا گیا جس سے نہ صرف نمایاں مالی بچت ہوئی بلکہ آئندہ توسیع اور دیکھ بھال بھی آسان ہو گئی۔

انہوں نے مزید بتایا کہ گذشتہ سال متعارف کروائی گئی وائی فائی سروس کو امسال مزید وسعت اور استحکام دیا گیا ہے۔ موبائل اور انٹرنیٹ سگنلز کے معیار کو بہتر بنانے کے لیے خصوصی اقدامات کیے گئے جبکہ جولائی کے دوران حدیقۃ المہدی کے مختلف مقامات پر۴۸؍ نیٹ ورک پوائنٹس اور کیبلز نصب کی گئیں۔ اسی طرح۴۲؍ مختلف شعبہ جات کو علیحدہ نیٹ ورک کنکشن فراہم کیے گئے تاکہ ہر شعبہ اپنی ضروریات کے مطابق بلا تعطّل خدمات انجام دے سکے۔

استقبالیہ پر قائم شعبہ کا سروس اسٹال روزانہ صبح سات بجے سے رات بارہ بجے تک فعال رہتا ہے، جہاں شرکائے جلسہ کو EEنیٹ ورک کی سِم اورسروسز فراہم کی جاتی ہیں اور موبائل یا انٹرنیٹ کنکشن سے متعلق مسائل فوری طور پر حل کیے جاتے ہیں۔ مختلف اہم مقامات پر راہنمائی کے لیے نقشے بھی نصب کیے گئے ہیں جبکہ فلیگز کے مقام پر قائم نیٹ ورک تقریباً سو میٹر کے دائرے میں مؤثر کوریج فراہم کرتا ہے۔

نیٹ ورک کی مسلسل نگرانی کے لیے ہیٹ میپ(Heat Map)ٹیکنالوجی استعمال کی جا رہی ہےجس کے ذریعے مختلف مقامات پر نیٹ ورک کوریج، منسلک صارفین کی تعداد اور ڈیٹا کے استعمال کو Real timeمیں مانیٹر کیا جاتا ہے۔ اس وقت تقریباً دو ہزار افراد جلسہ گاہ جبکہ گیارہ سو افراد مختلف دفاتر میں اس نیٹ ورک سے استفادہ کر رہے ہیں جبکہ یہ نظام بیک وقت سات ہزار فعال صارفین کی گنجائش رکھتا ہے۔

مکرم ناظم صاحب نے ایک مثال بیان کرتے ہوئے بتایا کہ جمعہ کی صبح بازار کے علاقے میں نیٹ ورک دستیاب ہونے کے باوجود کارڈ مشینیں کام نہیں کر رہی تھیں۔ شعبہ کی ٹیم نے فوری طور پر مسئلے کی نشاندہی کی اور محض ڈھائی سے تین گھنٹے کے اندر اُسے مکمل طور پر حل کر دیا۔ اسی طرح بجلی کی فراہمی میں تعطل یا دیگر تکنیکی خرابیوں کی صورت میں متعلقہ شعبہ جات کے ساتھ مسلسل رابطہ رکھتے ہوئے فوری کارروائی عمل میں لائی جاتی ہے۔

انہوں نے بتایا کہ شعبہ میں معلومات کے تحفظ کے لیے مؤثر سکیورٹی اقدامات کیے گئے ہیں اور ڈیٹا کی حفاظت کو ہر مرحلہ پر یقینی بنایا جاتا ہے۔ ہنگامی حالات سے نمٹنے کے لیے اسٹارلنک (Starlink) کا محدود بیک اَپ بھی دستیاب ہے، جو صرف انتہائی ضروری مواقع پر استعمال کیا جاتا ہے۔

ٹیکنالوجی کے استعمال کے حوالے سے انہوں نے بتایا کہ امسال شرکائے جلسہ کی سہولت کے لیے ایک خصوصی جلسہ سالانہ ایپ متعارف کروائی گئی ہے، جبکہ آئندہ سال ایک جامع ون سٹاپ ایپ متعارف کروانے کی منصوبہ بندی کی جا رہی ہے جس کے ذریعے مختلف شعبہ جات ایک ہی پلیٹ فارم پر باہم مربوط رہ سکیں گے اور معلومات کے تبادلے کا نظام مزید مؤثر ہو جائے گا۔

مکرم محمود احمد صاحب نے کہا کہ شعبہ موبائل کمیونیکیشن ہر قسم کے موسمی حالات اور تکنیکی چیلنجز سے نمٹنے کے لیے ہمہ وقت تیار رہتا ہے۔ ان کے مطابق نیٹ ورک کی مسلسل نگرانی، بروقت تکنیکی معاونت اور ہنگامی صورتحال میں فوری ردِعمل کے باعث جلسہ گاہ میں ہزاروں ڈیوائسز کو بلا تعطل خدمات فراہم کی جا رہی ہیں۔

گفتگو کے اختتام پر مکرم ناظم صاحب نے جلسہ سالانہ کی کامیابی کے لیے دعا کی درخواست کرتے ہوئے کہا کہ اللہ تعالیٰ تمام رضاکاران کی خدمات کو قبول فرمائے، ان کی مساعی میں برکت عطا کرے اور انہیں آئندہ بھی مزید احسن رنگ میں خدمتِ دین کی توفیق عطا فرماتا رہے۔آمین

شعبہ حاضری نگرانی معاونین

کارکنان کی تصدیق، بیجز کی تیاری اور نظامِ ڈیوٹی کی مؤثر نگرانی یہ شعبہ کرتا ہے۔ دراصل جلسہ سالانہ کے انتظامی امور میں شعبہ حاضری نگرانی معاونین ایک اہم ذمہ داری ادا کرتا ہے۔ یہ شعبہ جلسہ گاہ، خدمتِ خلق اور دیگر متعلقہ نظامتوں کے لیے بیجز کی تیاری اور فراہمی کے ساتھ ساتھ تمام ڈیوٹی دینے والے کارکنان کی تصدیق، امورِ عامہ سے کلیئرنس اور بیجز کی تیاری و تقسیم کا ذمہ دار ہے۔

محترم اسحاق ناصر صاحب گذشتہ ۱۸؍ برس سے اس شعبہ کے ناظم کے طور پر خدمت کی توفیق پا رہے ہیں۔ انہوں نے بتایا کہ شعبہ کا مرکزی دفتر مسجد بیت الفتوح میں قائم کیا جاتا ہے اور اپریل کے مہینے سے ہی باقاعدہ کام کا آغاز کر دیا جاتا ہے تاکہ جلسہ سالانہ کے آغاز سے قبل تمام انتظامی امور بروقت اور منظّم انداز میں مکمل کیے جا سکیں۔

جلسہ سالانہ کے دوران بدھ کے روز سے اتوار تک جلسہ گاہ میں اس شعبہ کا دفتر قائم رہتا ہے جو چوبیس گھنٹے فعال رہتا ہے۔ شعبہ میں پندرہ افراد پر مشتمل ٹیم خدمات انجام دے رہی ہے۔ کارکنان اپنی سہولت اور دستیابی کے مطابق مختلف شفٹوں میں ذمہ داریاں ادا کرتے ہیں جبکہ ضرورت کے وقت اضافی تعاون بھی فراہم کیا جاتا ہے۔

مکرم ناظم صاحب نے بتایا کہ تمام شعبہ جات سے ڈیوٹی دینے والے کارکنان کی مکمل معلومات حاصل کی جاتی ہیں اور امورِ عامہ کی باقاعدہ کلیئرنس کے بعد ہی بیجز جاری کیے جاتے ہیں۔ تمام ناظمین کے ساتھ آن لائن ڈیٹا لنکس شیئر کیے جاتے ہیں تاکہ معلومات کے تبادلے اور تیاریوں میں مکمل ہم آہنگی برقرار رہے۔

انہوں نے مزید بتایا کہ ڈیوٹی چارٹس کی تیاری کا عمل بھی اپریل ہی سے شروع کر دیا جاتا ہے۔ تمام شعبہ جات کے ڈیوٹی چارٹس تیار کرکے مختلف اہم مقامات پر آویزاں کیے جاتے ہیں تاکہ کارکنان کو اپنی ذمہ داریوں اور اوقاتِ کار سے مکمل آگاہی ہو۔ جلسہ سالانہ سے تقریباً تین ہفتے قبل تمام بیجز تیار کرکے متعلقہ شعبہ جات تک پہنچا دیے جاتے ہیں۔

شعبہ حاضری نگرانی معاونین اس امر کو یقینی بناتا ہے کہ تمام معاونین مقررہ وقت پر اپنی ڈیوٹی پر موجود ہوں۔ غیر حاضری یا تاخیر کی صورت میں کارکنان کو پیار اور حکمت کے ساتھ توجہ دلائی جاتی ہے تاکہ نظام میں بہتری برقرار رہے۔ دیگر تمام شعبہ جات اور نظامتوں کے ساتھ شعبہ کا مسلسل رابطہ اور باہمی تعاون موجود رہتا ہے جس کے نتیجے میں انتظامی امور احسن طریق سے انجام پاتے ہیں۔

مکرم اسحاق ناصر صاحب کے مطابق اتنے وسیع پیمانے پر انتظامات کی بروقت تکمیل اللہ تعالیٰ کے فضل و احسان کے بغیر ممکن نہیں۔ انہوں نے دعا کی درخواست کی کہ اللہ تعالیٰ تمام کارکنان کو اخلاص اور بہترین انداز میں خدمت کی توفیق عطا فرمائے اور جلسہ سالانہ کے تمام انتظامات کو کامیابی سے ہمکنار فرمائے۔آمین

(رپورٹ:لطیف احمد شیخ۔ نمائندہ الفضل انٹرنیشنل برطانیہ)

٭…٭…٭